Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich, Kundenkreis

(1) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Bereitstellung der KI-gestützten Telefonassistenz „SARA“ zur Nutzung über das Internet (Software as a Service, nachfolgend „Leistung“) zwischen der SwiftReach GbR (nachfolgend „Anbieter“) und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“).

(2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an zahnärztliche Einzelpraxen, Berufsausübungsgemeinschaften, Praxisgemeinschaften und medizinische Versorgungszentren, sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB erfolgt nicht. Der Kunde versichert bei Vertragsschluss, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

(3) Der Kunde ist regelmäßig Berufsgeheimnisträger im Sinne des § 203 Abs. 1 StGB. Die besonderen Regelungen des § 6 dieser AGB gehen insoweit vor.

(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter die Leistung in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen des Kunden vorbehaltlos erbringt.

(5) Individuelle Vereinbarungen zwischen den Parteien haben Vorrang vor diesen AGB (§ 305b BGB).

§ 2 Vertragsgegenstand, Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Leistung für die Dauer des Vertrages über das Internet zur Nutzung bereit und hält sie in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand. Der Vertrag über die Bereitstellung der Software ist rechtlich als Mietvertrag im Sinne der §§ 535 ff. BGB einzuordnen, soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt ist.

(2) Die Leistung umfasst je nach gebuchtem Tarif insbesondere:

• a) die automatisierte Annahme eingehender Telefonanrufe für den Kunden,
• b) die Vereinbarung, Verschiebung und Absage von Terminen im Kalender des Kunden,
• c) die Aufnahme von Rückrufwünschen und deren Übermittlung an den Kunden,
• d) die Erteilung von Auskünften anhand der vom Kunden hinterlegten Praxisdaten,
• e) die Weiterleitung von Anrufen an eine vom Kunden benannte Rufnummer,

(3) Umfang, Funktionen, Inklusivminuten und Nutzungsgrenzen ergeben sich aus dem gebuchten Tarif und der Leistungsbeschreibung, sowie aus der Auftragsbestätigung. Diese sind Bestandteil des Vertrages.

(4) Die Leistung ist kein Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745. Sie ist nicht dazu bestimmt, diagnostische oder therapeutische Entscheidungen zu treffen, zu unterstützen oder vorzubereiten. Die Leistung erteilt keine medizinischen Auskünfte, stellt keine Diagnosen und gibt keine Behandlungs- oder Medikationsempfehlungen.

(5) Die Leistung ist kein Notrufdienst und kein ärztlicher Bereitschaftsdienst. § 5 dieser AGB gilt vorrangig.

(6) Der Anbieter schuldet keine Erstellung, Anpassung oder Individualentwicklung von Software. Einrichtungs-, Migrations-, Schulungs- oder Beratungsleistungen sind nur geschuldet, wenn sie gesondert vereinbart und vergütet werden.

(7) Der Übergabepunkt für die Leistung ist der Routerausgang des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums. Die Beschaffung und Unterhaltung der für den Zugriff erforderlichen Hard- und Software, der Internetverbindung sowie des Telefonanschlusses obliegt dem Kunden.

§ 3 Vertragsschluss, Testzugang, Einrichtung

(1) Die Darstellung der Leistung auf der Website des Anbieters stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots. Die auf der Website dargestellten Berechnungsbeispiele zum wirtschaftlichen Nutzen sind unverbindliche Modellrechnungen und stellen keine zugesicherte Eigenschaft dar.

(2) Der Kunde gibt mit dem Absenden des ausgefüllten Bestellformulars bzw. der Registrierung ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Vertrages ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter das Angebot in Textform bestätigt oder den Zugang zur Leistung freischaltet.

(3) Der Anbieter kann kostenlose oder vergünstigte Testzugänge anbieten. Der Testzugang endet automatisch mit Ablauf des Testzeitraums, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ein Anspruch auf Verfügbarkeit, Support oder Erhalt der während der Testphase eingestellten Daten besteht nicht. Die Pflichten aus §§ 5 bis 8 gelten während der Testphase uneingeschränkt.

(4) Die Einrichtung der Leistung erfolgt gegen ein einmaliges Einrichtungsentgelt gemäß Preisliste. Es umfasst die Ersteinrichtung der Rufnummernführung, die Hinterlegung der Praxisdaten sowie die Anbindung an das Kalender- bzw. Praxisverwaltungssystem des Kunden. Das Einrichtungsentgelt ist mit erfolgter Einrichtung verdient und wird bei vorzeitiger Vertragsbeendigung nicht anteilig erstattet.

(5) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

(6) Für die ersten zwei Monate ab Freischaltung vereinbaren die Parteien eine Pilotphase. In dieser Zeit gilt § 9 Abs. 1 nicht; der Anbieter erbringt die Leistung nach besten Kräften und behebt gemeldete Störungen vorrangig. Der Kunde kann den Vertrag während der Pilotphase jederzeit ohne Einhaltung einer Frist in Textform kündigen. Die gesetzlichen Rechte des Kunden bei Mängeln bleiben unberührt.

§ 4 Telefonie, Rufnummern, Gesprächsaufzeichnung

(1) Der Kunde bleibt Inhaber seines Telefonanschlusses und seiner Rufnummern. Die Zuführung der Anrufe an die Leistung erfolgt durch eine vom Kunden eingerichtete Rufumleitung oder durch eine vom Anbieter bereitgestellte Zuführungsrufnummer. Die Einrichtung und Aufrechterhaltung der Rufumleitung obliegt dem Kunden.

(2) Der Anbieter erbringt keine Telekommunikationsdienste im Sinne des § 3 Nr. 61 TKG gegenüber dem Kunden. Die für die Sprachübertragung eingesetzten Telekommunikationsvorleistungen bezieht der Anbieter von Dritten; deren Ausfall gilt als Störung außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters im Sinne des § 9 Abs. 2 lit. c.

(3) Die Leistung setzt eine Verarbeitung des gesprochenen Wortes voraus. Der Anbieter verarbeitet Sprachdaten zum Zweck der Spracherkennung und erstellt Transkripte und Gesprächszusammenfassungen. Ob darüber hinaus Audioaufzeichnungen dauerhaft gespeichert werden, richtet sich nach der Konfiguration und dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass Anrufer zu Beginn des Gesprächs auf die automatisierte Verarbeitung und – soweit konfiguriert – auf eine Aufzeichnung hingewiesen werden. Der Anbieter stellt hierfür eine Standardansage bereit. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit einer von ihm abweichend konfigurierten Ansage verantwortlich. § 201 StGB bleibt unberührt.

(5) Der Kunde informiert die von der Verarbeitung betroffenen Personen nach Art. 13 DSGVO über den Einsatz der Leistung, insbesondere in seinen im Internet abrufbaren Datenschutzhinweisen. Der Anbieter stellt hierfür eine Mustertextfassung bereit; deren Prüfung und Anpassung obliegt dem Kunden.

§ 5 Notfälle, kein Notrufdienst

(1) Die Leistung ist ausdrücklich nicht dazu bestimmt, Notrufe entgegenzunehmen, medizinische Notfälle zu erkennen, zu bewerten oder zu versorgen. Eine Verfügbarkeit im Notfall wird nicht zugesichert.

(2) Der Anbieter konfiguriert die Leistung so, dass bei Anhaltspunkten für einen medizinischen Notfall auf die Notrufnummer 112 sowie – nach Maßgabe der vom Kunden hinterlegten Daten – auf den zahnärztlichen Notdienst hingewiesen wird. Diese Hinweise ersetzen keine ärztliche Beurteilung.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, die Rufnummer des zuständigen zahnärztlichen Notdienstes sowie die Notdienstzeiten korrekt und aktuell zu hinterlegen und deren Richtigkeit regelmäßig zu überprüfen. Für die Richtigkeit dieser Angaben ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass seine Ansage außerhalb der Sprechzeiten und seine sonstige Patientenkommunikation deutlich machen, dass in medizinischen Notfällen die 112 oder der ärztliche Bereitschaftsdienst zu kontaktieren ist.

§ 6 Ärztliche Schweigepflicht, § 203 StGB

(1) Den Parteien ist bewusst, dass der Kunde der Schweigepflicht nach § 203 Abs. 1 StGB und den einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften unterliegt und dass diese Pflichten beim Einsatz digitaler und KI-gestützter Systeme uneingeschränkt fortgelten.

(2) Der Anbieter und die bei ihm eingesetzten Personen wirken als „sonstige mitwirkende Personen“ im Sinne des § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB an der beruflichen Tätigkeit des Kunden mit.

(3) Der Anbieter verpflichtet sich, alle bei ihm mit der Leistungserbringung befassten Personen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit gesondert und in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und diese Verpflichtung zu dokumentieren. Die Verpflichtungserklärung wird dem Kunden auf Anforderung vorgelegt. Sie ist ein vom Auftragsverarbeitungsvertrag unabhängiges Dokument.

(4) Der Anbieter verpflichtet weiter alle von ihm eingesetzten Unterauftragnehmer, die Kenntnis von Patientendaten erlangen können, entsprechend Absatz 3.

(5) Der Anbieter offenbart Patientendaten nicht gegenüber Dritten, soweit er hierzu nicht gesetzlich verpflichtet ist. Er beschränkt den Zugriff auf das für die Leistungserbringung erforderliche Maß und protokolliert Zugriffe.

(6) Die Verantwortung für die Zulässigkeit der Einbeziehung des Anbieters nach § 203 Abs. 3 StGB verbleibt beim Kunden. Der Anbieter stellt dem Kunden hierfür auf Anforderung die zur Dokumentation erforderlichen Unterlagen zur Verfügung, insbesondere die Verpflichtungserklärungen, die Unterauftragnehmerliste, eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Angaben zu den Verarbeitungsorten.

(7) Der Kunde weist die Leistung nicht an, Auskünfte zu Befunden, Diagnosen, laufenden Behandlungen oder sonstigen Inhalten zu erteilen, die eine ärztliche Entscheidung voraussetzen.

§ 7 Einsatz künstlicher Intelligenz

(1) Die Leistung nutzt Systeme künstlicher Intelligenz, insbesondere Sprachmodelle, Spracherkennung und Sprachsynthese. Der Kunde ist Betreiber im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO / AI Act).

(2) Der Anbieter konfiguriert die Leistung so, dass Anrufer zu Beginn des Gesprächs unmissverständlich darauf hingewiesen werden, dass sie mit einem KI-System sprechen. Der Kunde darf diesen Hinweis nicht entfernen oder verschleiern. Art. 50 KI-VO bleibt unberührt.

(3) Der Anbieter verwendet Inhalte aus Gesprächen des Kunden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen und verpflichtet die eingesetzten Unterauftragnehmer entsprechend, soweit diese Daten des Kunden verarbeiten.

(4) Ausgaben von KI-Systemen können fehlerhaft, unvollständig oder unpassend sein. Der Anbieter schuldet keine inhaltliche Richtigkeit einzelner Gesprächsäußerungen und keine bestimmte Erkennungs-, Buchungs- oder Weiterleitungsquote, soweit nicht ausdrücklich in Textform etwas anderes vereinbart ist. Angaben zu Erkennungsraten in Werbematerialien sind unverbindlich.

(5) Der Kunde prüft die Ergebnisse der Leistung im Rahmen seines üblichen Praxisbetriebs. Als ausreichend gilt insbesondere:

• a) eine Sichtung der für den jeweiligen Tag eingetragenen Termine vor Beginn der Sprechzeit,
• b) die Bearbeitung der übermittelten Rückrufnotizen am nächsten Werktag,
• c) die unverzügliche Meldung erkennbarer Fehler an den Anbieter.

Eine Überprüfung jedes einzelnen Gesprächs ist nicht geschuldet.

(6) Der Kunde stellt sicher, dass die mit der Leistung befassten Mitarbeitenden über ausreichende Kenntnisse im Umgang mit KI-Systemen verfügen (Art. 4 KI-VO). Der Anbieter unterstützt den Kunden hierbei durch eine Einweisung bei Inbetriebnahme sowie durch eine schriftliche Handreichung.

§ 8 Anbindung an Kalender- und Praxisverwaltungssysteme

(1) Soweit vereinbart, bindet der Anbieter die Leistung an das vom Kunden eingesetzte Kalender- oder Praxisverwaltungssystem an.

(2) Der Kunde stellt die hierfür erforderlichen Zugänge, Schnittstellen, Datenbankzugriffe und Netzwerkverbindungen bereit, hält sie aufrecht und stellt sicher, dass er hierzu gegenüber dem Hersteller des Systems berechtigt ist. Erforderliche Zustimmungen oder Lizenzen des Herstellers hat der Kunde einzuholen.

(3) Der Anbieter schuldet keine Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit oder Fehlerfreiheit des Kalender- oder Praxisverwaltungssystems des Kunden. Ändert der Hersteller Schnittstellen, Datenstrukturen oder Zugriffsmechanismen, kann die Anbindung vorübergehend oder dauerhaft entfallen. Der Anbieter wird sich um eine Anpassung in angemessener Zeit bemühen; ein Anspruch hierauf besteht nicht.

(4) Der Kunde ist verpflichtet, vor Beginn der Anbindung und danach in angemessenen Abständen eine Datensicherung seines Praxisverwaltungssystems vorzunehmen.

(5) Der Kunde pflegt die für die Terminvergabe maßgeblichen Kalenderdaten, Behandlerzeiten, Terminarten und Sperrzeiten vollständig und aktuell. Der Anbieter haftet nicht für Terminvergaben, die auf unvollständigen oder unrichtigen Kalenderdaten des Kunden beruhen.

§ 9 Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Leistung von 99,0 % im Monatsmittel am Übergabepunkt.

(2) Als Verfügbarkeit gilt die Möglichkeit, dass eingehende Anrufe angenommen und Termine gebucht werden können. Nicht als Zeiten der Nichtverfügbarkeit zählen:

• a) angekündigte Wartungsfenster; diese liegen außerhalb der vom Kunden mitgeteilten Sprechzeiten und werden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt;
• b) unaufschiebbare Notfallmaßnahmen, insbesondere zur Abwehr von Sicherheitsrisiken;
• c) Störungen außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters, insbesondere Ausfälle von Telekommunikationsnetzen, Sprach- oder KI-Diensten Dritter, Ausfälle des Kalender- oder Praxisverwaltungssystems des Kunden, höhere Gewalt oder eine nicht vertragsgemäße Nutzung durch den Kunden.

(3) Rückfallebene: Der Kunde richtet eine Rufumleitung ein, die bei Nichterreichbarkeit der Leistung Anrufe an eine von ihm benannte Rufnummer oder an seinen Anrufbeantworter weiterleitet. Der Anbieter unterstützt bei der Einrichtung. Der Kunde trägt dafür Sorge, dass diese Rückfallebene funktionsfähig bleibt.

(4) Störungen sind vom Kunden unverzüglich zu melden. § 536c BGB bleibt unberührt.

(5) Unterschreitet die Verfügbarkeit den Wert nach Absatz 1, gewährt der Anbieter dem Kunden auf Anforderung eine Gutschrift in Höhe von 5 % des monatlichen Grundentgelts je angefangenem Prozentpunkt der Unterschreitung, höchstens jedoch 50 % des monatlichen Grundentgelts. Die Gutschrift ist auf Minderungsansprüche des Kunden anzurechnen. Weitergehende Ansprüche richten sich nach § 19.

(6) Der Anbieter weist die Verfügbarkeit auf Anforderung anhand seiner Systemprotokolle nach. Maßgeblich sind die Messwerte des Anbieters.

§ 10 Support

(1) Der Anbieter leistet Support zu den Zeiten Mo–Fr, 9:00–17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Bayern über Telefon.

(2) Reaktionszeiten und Störungsklassen ergeben sich, soweit vereinbart, aus einem gesondert abgeschlossenen Service Level Agreement. Eine Zusicherung von Wiederherstellungszeiten erfolgt nur, soweit ausdrücklich vereinbart.

(3) Änderungen an den hinterlegten Praxisdaten, Terminarten und Gesprächsinhalten nimmt der Anbieter im Rahmen des gebuchten Tarifs vor. Umfangreiche oder wiederholte Umkonfigurationen können nach Aufwand berechnet werden.

§ 11 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die von ihm eingestellten Inhalte und Daten sowie für deren Rechtmäßigkeit und Richtigkeit selbst verantwortlich. Das gilt insbesondere für Praxisdaten, Sprechzeiten, Preisangaben, Terminarten und Notdienstinformationen.

(2) Der Kunde hat Zugangsdaten geheim zu halten, vor dem Zugriff Dritter zu schützen und den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn Anhaltspunkte für einen Missbrauch bestehen. Der Kunde ist für Handlungen der von ihm angelegten Nutzer verantwortlich.

(3) Der Kunde benennt eine für die Leistung verantwortliche Ansprechperson in der Praxis und stellt sicher, dass Rückrufnotizen und Eskalationen zeitnah bearbeitet werden.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass die Nutzung der Leistung nicht gegen geltendes Recht, Berufsrecht, Rechte Dritter oder behördliche Auflagen verstößt.

(5) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die diese wegen der vom Kunden eingestellten Inhalte, wegen unrichtiger oder veralteter Praxis- und Notdienstdaten oder wegen einer vertragswidrigen Nutzung gegen den Anbieter geltend machen, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Dies gilt nicht, soweit der Kunde die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat.

(6) Verstößt der Kunde trotz Abmahnung erheblich gegen die Absätze 2 bis 5, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang vorübergehend zu sperren. Bei Gefahr im Verzug oder bei erkennbar rechtswidrigen Inhalten kann die Sperrung ohne vorherige Abmahnung erfolgen; der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich. Die Vergütungspflicht bleibt bestehen, soweit der Kunde die Sperrung zu vertreten hat.

§ 12 Nutzungsrechte

(1) Der Kunde erhält für die Laufzeit des Vertrages das nicht ausschließliche, nicht unterlizenzierbare und nicht übertragbare Recht, die Leistung im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. Ein Anspruch auf Überlassung des Quellcodes oder der eingesetzten Prompts und Konfigurationen besteht nicht.

(2) Die Nutzung ist auf die vereinbarte Anzahl von Standorten, Rufnummern und Behandlerkalendern beschränkt.

(3) Eine Nutzung zugunsten Dritter, insbesondere die Weitervermietung, ein Betrieb für andere Praxen oder ein Reselling, bedarf der vorherigen Zustimmung des Anbieters in Textform.

(4) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Leistung zurückzuentwickeln, zu dekompilieren oder zu disassemblieren, soweit dies nicht nach § 69e UrhG zwingend gestattet ist. Automatisierte oder synthetische Anrufe zum Zweck der Analyse, des Benchmarkings oder der Nachbildung der Leistung sind unzulässig.

(5) Der Anbieter bleibt Inhaber sämtlicher Rechte an der Leistung einschließlich Weiterentwicklungen, Konfigurationen und Gesprächslogiken. Der Kunde bleibt Inhaber der Rechte an seinen Inhalten und Daten.

§ 13 Vergütung, Inklusivminuten, Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung richtet sich nach der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste bzw. dem gebuchten Tarif. Alle Preise verstehen sich netto.

(2) Die Vergütung setzt sich zusammen aus dem einmaligen Einrichtungsentgelt (§ 3 Abs. 4), einem monatlichen Grundentgelt sowie einem Entgelt je Behandler.

(3) Inklusivminuten: Im Grundentgelt ist das im Tarif ausgewiesene Gesprächsminutenkontingent je Abrechnungsmonat enthalten. Maßgeblich ist die Summe der Verbindungsdauer aller ein- und ausgehenden Gespräche, sekundengenau erfasst und je Gespräch auf volle Sekunden aufgerundet. Nicht verbrauchte Inklusivminuten verfallen zum Ende des Abrechnungsmonats und werden nicht erstattet.

(4) Überminuten: Die Parteien vereinbaren im Vertrag bzw. in der Auftragsbestätigung eine Schwelle, bei deren Erreichen der Anbieter den Kunden über den Verbrauch des Minutenkontingents in Textform informiert. Ist keine Schwelle vereinbart, gilt eine Schwelle von 100 % des im Tarif enthaltenen Kontingents je Abrechnungsmonat.

(5) Missbräuchliche Nutzung: Der Anbieter kann Gespräche abbrechen und Rufnummern sperren, wenn Anrufe erkennbar ohne Bezug zum Praxisbetrieb erfolgen, insbesondere bei automatisierten Anrufen, Dauerverbindungen oder missbräuchlichen Anrufserien. Entstehende Verbindungsentgelte trägt der Kunde nur, soweit er den Missbrauch zu vertreten hat.

(6) Die Vergütung ist monatlich im Voraus fällig und wird per Lastschrift eingezogen. Rechnungen werden elektronisch in Textform übermittelt; der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand zu.

(7) Rechnungen sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Zugang zur Zahlung fällig. Gerät der Kunde in Verzug, gelten die gesetzlichen Regelungen (§ 288 BGB).

(8) Befindet sich der Kunde mit der Zahlung von mindestens zwei aufeinanderfolgenden Monatsentgelten oder eines nicht unerheblichen Teils der Vergütung in Verzug, kann der Anbieter nach vorheriger Ankündigung und angemessener Nachfrist den Zugang bis zum Ausgleich sperren. Der Anbieter wird den Kunden mit angemessenem Vorlauf auffordern, seine Rufumleitung zurückzustellen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

(9) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu. § 320 BGB bleibt unberührt.

(10) Preisanpassung: Der Anbieter ist berechtigt, die Vergütung mit einer Ankündigungsfrist von mindestens zwei Monaten in Textform zum Ablauf der jeweiligen Vertragsperiode, frühestens jedoch drei Monate nach Vertragsbeginn, anzupassen. Die Anpassung darf 10 % pro Jahr nicht übersteigen. Erhöht der Anbieter die Vergütung, kann der Kunde den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Erhöhung mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt kündigen. Der Anbieter weist in der Ankündigung auf dieses Kündigungsrecht hin. Erhöht sich das Entgelt der vom Anbieter für die Leistungserbringung eingesetzten Telekommunikations-, Sprach- oder KI-Dienste um mehr als 10 %, ist eine darüber hinausgehende Anpassung in Höhe der tatsächlichen Kostensteigerung zulässig; der Anbieter weist die Steigerung auf Verlangen nach.

§ 14 Laufzeit und Beendigung

(1) Der Vertrag beginnt mit der Freischaltung des Zugangs.

(2) Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode ordentlich gekündigt werden. Die Kündigungsfrist für den Kunden beträgt in keinem Fall mehr als zwei Monate (vgl. § 15 Abs. 2).

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei erheblichem Zahlungsverzug im Sinne des § 13 Abs. 8 oder bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen § 11.

(4) Kündigungen bedürfen mindestens der Textform.

(5) Rufnummernführung bei Vertragsende: Der Kunde ist verpflichtet, spätestens zum Vertragsende die Rufumleitung auf die Leistung aufzuheben. Der Anbieter ist berechtigt, nach Vertragsende eingehende Anrufe abzuweisen oder mit einem neutralen Hinweis zu beenden. Eine vom Anbieter bereitgestellte Rufnummer verbleibt beim Anbieter, soweit nicht eine Portierung gesondert vereinbart wird.

§ 15 Wechsel des Anbieters, Datenportabilität, Datenexport

(Umsetzung von Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 – Data Act)

(1) Der Kunde ist jederzeit berechtigt, zu einem anderen Anbieter eines Datenverarbeitungsdienstes oder zu einer eigenen Infrastruktur zu wechseln und den Vertrag aus diesem Anlass zu beenden.

(2) Der Kunde teilt den Wechselwunsch in Textform mit. Die Frist bis zum Beginn des Übergangszeitraums beträgt höchstens zwei Monate ab Zugang der Mitteilung.

(3) An die Frist nach Absatz 2 schließt sich ein Übergangszeitraum von 30 Kalendertagen an, in dem der Anbieter den Wechsel unterstützt und dem Kunden die Leistung weiterhin bereitstellt. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmalig um einen angemessenen Zeitraum verlängern, wenn der Wechsel innerhalb von 30 Tagen technisch nicht durchführbar ist. Erklärt der Kunde, dass er den Übergangszeitraum nicht benötigt, endet der Vertrag entsprechend früher.

(4) Der Anbieter stellt dem Kunden die exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Exportierbar sind insbesondere Gesprächsprotokolle, Transkripte, Rückrufnotizen und Terminvorgänge. Termine, die in das Praxisverwaltungssystem des Kunden geschrieben wurden, befinden sich bereits in dessen Verfügungsgewalt.

(5) Der Anbieter beseitigt Hindernisse, die einen Wechsel erschweren, und unterstützt den Kunden bei der Übertragung unter Wahrung eines hohen Sicherheitsniveaus.

(6) Für den Wechsel berechnet der Anbieter bis zum 11. Januar 2027 höchstens die ihm tatsächlich entstandenen Kosten. Ab dem 12. Januar 2027 erfolgt der Wechsel entgeltfrei. Gesondert beauftragte Zusatzleistungen können nach Aufwand vergütet werden.

(7) Nach Vertragsende bzw. nach erfolgreichem Wechsel löscht der Anbieter die Daten des Kunden nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrages. Vor der Löschung stellt der Anbieter die Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen zum Abruf bereit. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

§ 16 Datenschutz

(1) Die Parteien beachten die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.

(2) Der Anbieter verarbeitet im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten, darunter Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Die Parteien schließen hierzu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser wird mit Vertragsschluss Bestandteil des Vertrages. Der Auftragsverarbeitungsvertrag geht diesen AGB im Kollisionsfall vor.

(3) Der Anbieter verarbeitet die Daten des Kunden ausschließlich zur Vertragserfüllung und nach dessen Weisung. Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung zu deren Einsatz nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrages und wird über beabsichtigte Änderungen mit einer Frist von vier Wochen informiert.

(4) Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Ein Transfer in Drittländer erfolgt nur nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrages und unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO.

(5) Der Anbieter unterstützt den Kunden in angemessenem Umfang bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und stellt hierfür die erforderlichen Informationen bereit. Die Durchführung und Verantwortung der Datenschutz-Folgenabschätzung obliegt dem Kunden.

(6) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten des Kunden, seiner Mitarbeitenden oder Ansprechpartner zu eigenen Zwecken verarbeitet — insbesondere zur Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung und Erbringung von Support — ist er insoweit Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

§ 17 Vertraulichkeit

(1) Die Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur für Zwecke der Vertragsdurchführung zu verwenden. Vertraulich sind insbesondere technische Daten, Preise, Geschäftszahlen, Konfigurationen und alle als vertraulich bezeichneten Informationen.

(2) Ausgenommen sind Informationen, die (a) allgemein bekannt sind oder ohne Verstoß gegen diese Verpflichtung werden, (b) der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren, (c) von Dritten rechtmäßig ohne Vertraulichkeitsbindung erlangt wurden oder (d) unabhängig entwickelt wurden.

(3) Gesetzliche oder behördliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt; die offenlegende Partei informiert die andere Partei nach Möglichkeit vorab.

(4) Die Verpflichtung gilt für drei Jahre über das Vertragsende hinaus. § 6 dieser AGB und Ansprüche nach dem GeschGehG bleiben unberührt und sind zeitlich unbegrenzt.

§ 18 Mängelrechte

(1) Für die Rechte des Kunden bei Mängeln gelten die mietrechtlichen Vorschriften (§§ 536 ff. BGB), soweit nachfolgend nichts Abweichendes bestimmt ist.

(2) Ein Mangel liegt vor, wenn die Leistung nicht die vertraglich vereinbarte Beschaffenheit aufweist und dadurch die Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch nicht nur unerheblich beeinträchtigt ist. Unerhebliche Abweichungen und Beeinträchtigungen, die auf Umständen im Verantwortungsbereich des Kunden beruhen, sind keine Mängel. Einzelne fehlerhafte, unvollständige oder unpassende Gesprächsäußerungen des KI-Systems stellen für sich genommen keinen Mangel dar, solange die Leistung im Übrigen vertragsgemäß nutzbar ist.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Var. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Ausgenommen hiervon sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Im Übrigen haftet der Anbieter nur nach Maßgabe des § 19.

(4) Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach Kenntnis in Textform anzuzeigen und bei der Analyse in zumutbarem Umfang mitzuwirken, insbesondere durch Angabe von Datum, Uhrzeit und Rufnummer des betroffenen Gesprächs.

(5) Das Recht des Kunden zur Minderung nach § 536 BGB bleibt unberührt.

§ 19 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt

• a) bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
• b) für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
• c) nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes,
• d) im Umfang einer von ihm übernommenen Garantie sowie
• e) bei arglistigem Verschweigen eines Mangels.

(2) Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) – also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf – ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die für zwölf Monate vereinbarte Nettovergütung je Schadensfall und auf das Zweifache dieses Betrages je Vertragsjahr.

(3) Eine darüber hinausgehende Haftung für einfache Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen.

(4) Entgangener Gewinn und ausgebliebener Umsatz – insbesondere durch nicht angenommene Anrufe, nicht zustande gekommene oder fehlerhaft vergebene Termine, nicht wahrgenommene Termine oder abgewanderte Patienten – sind vom Ersatz ausgeschlossen, soweit nicht Absatz 1 greift.

(5) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nach Maßgabe der Absätze 1 bis 3 nur bis zu dem Betrag, der zur Wiederherstellung der Daten bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden erforderlich gewesen wäre.

(6) Die Haftung des Anbieters ist ausgeschlossen, soweit ein Schaden darauf beruht, dass

• a) der Kunde unrichtige, unvollständige oder veraltete Praxis-, Notdienst- oder Kalenderdaten hinterlegt hat,
• b) der Kunde die Rückfallebene nach § 9 Abs. 3 nicht eingerichtet oder nicht funktionsfähig gehalten hat,
• c) der Kunde entgegen § 7 Abs. 5 die Ergebnisse der Leistung nicht überprüft hat, oder
• d) ein Anrufer die Leistung entgegen ihrer Zweckbestimmung als Notrufkanal genutzt hat.

(7) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 20 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt, die dem Anbieter die Leistungserbringung wesentlich erschweren oder unmöglich machen, befreien ihn für die Dauer der Störung von der Leistungspflicht. Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturkatastrophen, Krieg, Terroranschläge, Epidemien und Pandemien, hoheitliche Maßnahmen sowie großflächige Ausfälle von Strom- oder Telekommunikationsnetzen, jeweils soweit sie vom Anbieter nicht zu vertreten sind und nicht seinen eigenen Betriebsbereich betreffen. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich. Dauert die Störung länger als zwei Monate an, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zu kündigen.

§ 21 Änderungen der Leistung und dieser AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, die Leistung weiterzuentwickeln und anzupassen, insbesondere um sie an den Stand der Technik, an geänderte rechtliche Anforderungen oder an Sicherheitserfordernisse anzupassen. Dies umfasst insbesondere den Austausch der eingesetzten Sprach-, Transkriptions- und KI-Modelle sowie die Anpassung der Gesprächslogik. Der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang darf dadurch nicht wesentlich eingeschränkt werden. Führt eine Änderung zu einer nicht nur unerheblichen Beeinträchtigung, kann der Kunde den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen.

(2) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aufgrund geänderter Gesetzeslage, geänderter höchstrichterlicher Rechtsprechung, geänderter Marktbedingungen oder einer Erweiterung des Leistungsangebots erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Änderungen der Hauptleistungspflichten und der Vergütung sind hiervon ausgenommen; für Preisanpassungen gilt § 13 Abs. 10.

(3) Der Anbieter teilt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit und weist dabei auf das Widerspruchsrecht, die Frist und die Rechtsfolgen hin. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen ab Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen.

§ 22 Referenznennung

(1) Der Anbieter darf den Kunden unter Verwendung von Name und Logo als Referenzkunden benennen. Der Kunde kann dem jederzeit in Textform mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

(2) Eine Veröffentlichung von Kennzahlen des Kunden, von Gesprächsausschnitten oder von Fallstudien erfolgt nur nach vorheriger Zustimmung des Kunden in Textform. Gesprächsausschnitte werden ausschließlich in anonymisierter Form und nur mit Zustimmung des Kunden verwendet.

§ 23 Schlussbestimmungen

(1) Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte übertragen. Die Zustimmung darf nicht ohne sachlichen Grund verweigert werden. Bei einem Wechsel des Praxisinhabers oder der Rechtsform teilt der Kunde dies unverzüglich mit.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, zur Erbringung der Leistung Subunternehmer einzusetzen. §§ 6 und 16 bleiben unberührt. Seine Verantwortlichkeit gegenüber dem Kunden bleibt unberührt.

(3) Erklärungen im Rahmen dieses Vertrages bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

(4) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(5) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Burglengenfeld, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Der Anbieter ist zudem berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.

(6) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.